Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya

Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya - Apakah anda pernah merasakan ketidakpuasan dalam membeli suatu barang ataupun pelayanan jasa? Hal ini dikarenakan barang tidak sesuai dengan keinginan atau kenyataan maupun pelayanan customer service yang kurang memuaskan. Untuk menanggapi ketidakpuasan ini dibuatlah surat klaim (keluhan) atas ketidaknyamanan tersebut. Lalu apa pengertian surat klaim (keluhan)? Bagaimana   pembuatan pola surat klaim (keluhan)?

Surat klaim merupakan jenis surat yang diberikan kepada penyedia barang atau jasa tertentu alasannya barang ataupun jasa yang diberikan kurang memuaskan dan tidak sesuai dengan harapan. Penulisan surat keluhan tidak memerlukan ketentuan tertentu. Namun harus memuat alamat yang dituju serta keluan yang disampaikan harus jelas. Kemudian juga disertai dengan nama dan tanda tangan dibagian tamat surat. Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta pola surat klaim (keluhan). Untuk lebih jelasnya mampu anda simak di bawah ini.

Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya

Pengertian surat klaim (keluhan) yaitu jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan sebagainya. Surat klaim mampu disebut sebagai surat pengaduan atau surat keluhan. Contoh surat klaim (keluhan) tersebut mirip surat dari konsumen, surat klaim dalam transaksi perdagangan, dan lain lain. Didalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa ataupun barang yang dibeli tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang membuat surat ini mengharapkan ganti rugi maupun bentuk penyelesaian lainnya. Biasanya surat ini dibuat oleh konsumen yang mendapat ketidaknyamanan dalam beberapa hal seperti:

• Barang yang dikirim oleh produsen mengalami keterlambatan alasannya tidak sesuai dengan acara yang dijanjikan.
• Barang yang diterima atau dikirim konsumen tidak sesuai dengan pesanan.

Baca juga : 4 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Sekolah Karena Sakit Dan Ada Acara

• Mutu/kualitas barang tidak sesuai dengan harapan konsumen.
• Barang yang dikirim mengalami kerusakan saat diterima oleh konsumen.
• Pelayanan dari karyawan tidak sesuai dengan harapan konsumen.

Berdasarkan hal hal di atas, pengertian surat klaim (keluhan) mirip surat dagang berisi keluhan perihal kerusakan barang saja, namun jenis surat ini juga mampu berupa pengaduan lainnya.

Surat klaim (keluhan) dari seseorang biasanya tidak selalu simpel diterima oleh pihak yang mendapat pengaduan tersebut. Untuk mengatasi hal ini, maka diperlukan bukti yang faktual mengenai keluhan atau kekecewaan yang diperoleh oleh konsumen. Dalam pengertian surat klaim (keluhan) ini juga saya jelaskan bahwa apabila anda membuat surat pengaduan dagang maka harus menyertakan struk pembayaran jual beli (kwitansi). Dengan begitu pihak konsumen mampu mengatakan bukti dan mampu melakukan beberapa tindakan seperti:

1. Melakukan abolisi pembelian barang.
2. Mengharapkan adanya potongan harga dari pihak produsen.
3. Meminta pertanggungjawaban apabila barang hilang atau rusak mirip meminta ganti rugi atau mengganti barang baru.
4. Meminta pertanggung tanggapan lain dengan cara mengganti barang dengan jumlah uang yang sesuai.

Dalam pembuatan surat klaim (keluhan) harus menggunakan kata kata yang resmi dan sopan. Selain itu, keluhan harus disampaikan dengan terang dan menyertakan barang yang diklaimkan.

Contoh Surat Klaim (Keluhan)

Dibawah ini terdapat pola surat klaim (keluhan) supaya anda mampu lebih paham mengenai jenis surat tersebut. Berikut pola suratnya:

Toko Serba Murah

Tangerang, 22 Januari 2017 

Nomor     : 11/II/2017

Perihal     : Pengaduan Kerusakan Barang

Lampiran : 1 lembar

PT. Furniture Suka Maju

Jalan Sukaesih No.01

Cilacap

Baca juga : 4 Contoh Surat Pribadi Untuk Ibu Tercinta Dalam Bahasa Indonesia

Dengan hormat,

Barang yang harus dikirimkan oleh PT. Furniture Suka Maju ialah:

1. 20 Lemari
2. 35 Kursi
3. 25 Meja
4. 25 Sofa

Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan saudara. Namun saat barang dibuka, kami mendapat beberapa kerusakan barang yang telah kami pesan diatas. Berikut beberapa daftar barang yang mengalami kerusakan:

• 8 Meja yang kacanya retak
• 3 Meja yang kacanya pecah
• 6 unit Lemari yang kaca cerminnya mengalami keretakan

Dengan demikian, kami mengucapkan ajakan maaf dikarenakan barang dikirimkan kembali ke PT. Furniture Suka Maju. Kami mengharapkan barang segera digantikan dengan yang baru.

Bersamaan dengan ini, kami juga menyertakan bukti faktur pembelian barang sehingga duduk duduk perkara mampu diselesaikan dengan simpel dan cepat.

Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,     

Toko Serba Murah  

Khoiriah Nurjannah

Owner         

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta pola surat klaim (keluhan). Semoga artikel ini mampu bermanfaat untuk anda. Terima kasih.

Bagikan Artikel ini